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Para llegar a una meta no siempre el camino más acertado es el más recto… aunque, como decía mi padre, si tienes un objetivo, por más vapuleos que sufra tu viaje conviene no desviarse nunca de la meta.
Si estas palabras son sabias en muchas situaciones de la vida, creo sinceramente que son el mejor consejo para los jóvenes universitarios que desembarcan con su título impoluto en el mundo laboral. Momento inenarrable en el que, imbuido por el conocimiento de cómo se deben hacer las cosas, el joven pupilo se topa de bruces con cómo se hacen las cosas en el mundo real.
Las reacciones son variopintas: hay quien se deja arrastrar por la marea de las costumbres imperantes cambiando de color con la alegría de un lagarto tumbado al sol. Otros heroicos quijotes se resisten al amargo sabor de la resignación emprendiendo cruzadas tan cruentas como estériles. Finalmente, aquellos con cierto instinto de supervivencia emocional, oscilarán con el tiempo entre el “efecto lagarto” y el idealismo “quijotesco” para, conscientes de la situación, decidir cómo aplicar los conocimientos adquiridos en el entorno laboral en el que le ha tocado desenvolverse, teniendo en cuenta los medios a su alcance.
Ahora bien, si el individuo anterior ha sido alumbrado por una Facultad de Ciencias de la Documentación (biblioteconomía, bibliotecología o similar) y desembarca en una empresa privada tiene ante sí un reto difícil de entender para sus compañeros de estudios o de trabajo (y no digamos para amigos y familiares, que nunca acabarán de entender en qué consiste exactamente su profesión). La razón de ello es que las probabilidades de que su empresa carezca de lo que él conoce como “política de gestión documental” son harto elevadas, especialmente si la empresa en cuestión es relativamente joven o pertenece a un sector especialmente dinámico. La buena noticia, querido muchacho/a es que si has sido contratado por tu titulación, alguien en algún momento, al menos sospecha que tú tienes algo que aportar a la Organización.
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| El valor de determinados documentos como "evidencias" (records) es uno de los principales motivos para implementar una política de archivo consistente. |
Seguramente nuestro joven archivero, en su recién inaugurada trayectoria profesional se echará las manos a la cabeza ante esta situación, teniendo en cuenta que por lo general en la Administración Pública, estos asuntos están más que controlados, siendo probablemente uno de los pocos aspectos en los que dista su trayectoria años luz respecto a la de la empresa privada.
La razón de este panorama desolador es la necesidad de agilizar la adecuación de procesos y sistemas de la empresa al ritmo frenético del mercado, viéndose obligada a posponer lo importante por lo urgente, teniendo que optar por las soluciones no necesariamente más económicas, pero sí más rápidas. En este contexto plantearse realizar una auditoría previa y exhaustiva de la información generada y demandada por los distintos procesos, es una práctica imprescindible, pero suele convertirse en una quimera que es fácil posponer siempre para más adelante. Además, no nos engañemos, es mucho más difícil desarrollar una plataforma verdaderamente transversal con capacidades parametrizables, que soluciones a medida para cada aplicativo que ofrezcan las capacidades de tratamiento documental estrictamente necesarias para una operativa concreta.
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| Imagen tomada de: web.mit.edu |
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| El reto no es solo la oficina sin papeles. Hoy en día la gestión documental presenta una problemática mucho más compleja. Foto: Stockfreeimages. |
No te recomiendo apelar al “principio de procedencia” en estos términos, pero mucho menos ignorarlo en las soluciones que plantees para su tratamiento… y, aunque será difícil explicar la diferencia entre archivo de oficina, archivo intermedio y archivo histórico, procura asegurar a tu empresa una política de expurgo que les permita no prescindir de la información que necesitarán en el futuro, pero sin incurrir en innecesarios gastos de almacenamiento para los documentos que no tiene sentido seguir conservando. Para todo ello hay soluciones informáticas pero por si solas no solucionan el problema, ya que deben parametrizarse bajo criterios de tratamiento que por si solo no provee ningún software (aunque así lo asegure alguno de los consultores que "corteja" a tus jefes).
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| Foto: Stockfreeimages. |
Y, por favor, no pierdas los nervios cuando te veas en la situación de explicar la diferencia entre un archivo y cualquier otro sistema obligado a "bregar" con documentos, ya se trate de entornos de colaboración o de gestores de contenidos para un portal. Es tu función y no la suya distinguir churras y merinas y clasificar a cada oveja en el aprisco correcto. Suerte en el empeño.
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REFERENCIAS DE INTERÉS:
- MARÍA DEL VALLE PALMA VILLALÓN. Los 12 grandes retos en la gestión de los activos de información y evidencias en la era digital.
- CARLOTA BUSTELO RUESTA. Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos.
