Avatares (siglo XXI): ¿Urgente o importante?: los archivos de empresa

Para llegar a una meta no siempre el camino más acertado es el más recto… aunque, como decía mi padre, si tienes un objetivo, por más vapuleos que sufra tu viaje conviene no desviarse nunca de la meta.

Si estas palabras son sabias en muchas situaciones de la vida, creo sinceramente que son el mejor consejo para los jóvenes universitarios que desembarcan con su título impoluto en el mundo laboral. Momento inenarrable en el que, imbuido por el conocimiento de cómo se deben hacer las cosas, el joven pupilo se topa de bruces con cómo se hacen las cosas en el mundo real.

Las reacciones son variopintas: hay quien se deja arrastrar por la marea de las costumbres imperantes cambiando de color con la alegría de un lagarto tumbado al sol. Otros heroicos quijotes se resisten al amargo sabor de la resignación emprendiendo cruzadas tan cruentas como estériles. Finalmente, aquellos con cierto instinto de supervivencia emocional, oscilarán con el tiempo entre el “efecto lagarto” y el idealismo “quijotesco” para, conscientes de la situación, decidir cómo aplicar los conocimientos adquiridos en el entorno laboral en el que le ha tocado desenvolverse, teniendo en cuenta los medios a su alcance.

Ahora bien, si el individuo anterior ha sido alumbrado por una Facultad de Ciencias de la Documentación (biblioteconomía, bibliotecología o similar) y desembarca en una empresa privada tiene ante sí un reto difícil de entender para sus compañeros de estudios o de trabajo (y no digamos para amigos y familiares, que nunca acabarán de entender en qué consiste exactamente su profesión). La razón de ello es que las probabilidades de que su empresa carezca de lo que él conoce como “política de gestión documental” son harto elevadas, especialmente si la empresa en cuestión es relativamente joven o pertenece a un sector especialmente dinámico. La buena noticia, querido muchacho/a es que si has sido contratado por tu titulación, alguien en algún momento, al menos sospecha que tú tienes algo que aportar a la Organización.

Hace unas semanas estrenaba mi colaboración con “A un clic de las TIC” con un post titulado El archivo de empresa: cinco retos para no reinventar la rueda, en el que seleccionaba 5 principios básicos a implementar a partir de las recomendaciones de María del Valle Palma Villalón, miembro del equipo encargado de analizar estas cuestiones en el Comité 71 de Tecnología de la Información de AENOR, recogidas en un excelente y extenso artículo cuya referencia te dejo al final de este post. Estos principios solo son los que, según mi propia experiencia, resultan más acuciantes teniendo en cuenta que el paso del tiempo acrecienta el problema cuantitativa y cualitativamente, en un marco regulatorio progresivamente más exigente y donde la información adquiere un valor estratégico de primer orden.

El valor de determinados documentos como
"evidencias" (records) es uno de los principales
motivos para implementar una política de
archivo consistente.

Sorprende analizar el gasto en que incurren las empresas en materia de sanciones e incumplimientos regulatorios, fácilmente evitable con una política de archivado correcta. Eso por no hablar del evidente perjuicio en términos de productividad de los empleados (que no siempre tienen fácil recuperar el documento que necesitan en el momento preciso) y eficiencia (gastos en desarrollo y mantenimiento de silos de información y duplicidad de funcionalidades idénticas en distintos aplicativos) que según el tamaño de la empresa podrían justificar por si solos un alto en el camino para solventar de raíz esta problemática, con la implantación de una política consistente basada en plataformas transversales de gestión documental.

Seguramente nuestro joven archivero, en su recién inaugurada trayectoria profesional se echará las manos a la cabeza ante esta situación, teniendo en cuenta que por lo general en la Administración Pública, estos asuntos están más que controlados, siendo probablemente uno de los pocos aspectos en los que dista su trayectoria años luz respecto a la de la empresa privada.

La razón de este panorama desolador es la necesidad de agilizar la adecuación de procesos y sistemas de la empresa al ritmo frenético del mercado, viéndose obligada a posponer lo importante por lo urgente, teniendo que optar por las soluciones no necesariamente más económicas, pero sí más rápidas. En este contexto plantearse realizar una auditoría previa y exhaustiva de la información generada y demandada por los distintos procesos, es una práctica imprescindible, pero suele convertirse en una quimera que es fácil posponer siempre para más adelante. Además, no nos engañemos, es mucho más difícil desarrollar una plataforma verdaderamente transversal con capacidades parametrizables, que soluciones a medida para cada aplicativo que ofrezcan las capacidades de tratamiento documental estrictamente necesarias para una operativa concreta.

Imagen tomada de: web.mit.edu

¿Qué hacer entonces?: en mi modesta opinión optar por la “excelencia” entendida en términos empresariales, esto es, lo mejor posible con los recursos disponibles… o lo que es lo mismo, hacer lo menos malo dadas las circunstancias. Teniendo en el horizonte cuál sería la situación ideal, es posible establecer metas a corto y medio plazo alcanzables, planeando la progresiva desaparición de nichos de información en proyectos patrocinados por el propio Negocio, en aras de mejorar la atención a los clientes o renovar sistemas y tecnologías. Pero siempre sin perder de vista los conceptos esenciales de la archivística, atendiendo al tratamiento de los distintas colecciones documentales, series y subseries generadas por los distintos procesos y operativas. Es preciso asegurarnos de proveer a los sistemas de las capacidades de tratamiento esenciales para favorecer la automatización de los procesos de captura documental, la elaboración de políticas de retención y la auditoría de las operaciones de creación y consulta de los contenidos, atendiendo a los requisitos que nos trasladen los departamentos de Jurídico, Calidad y Seguridad.

El reto no es solo la oficina sin papeles.
Hoy en día la gestión documental presenta
una problemática mucho más compleja.
Foto: Stockfreeimages.

Podrás encontrar una excelente guía en el resumen de la normativa ISO30300, realizado por Carlota Bustelo y publicado por SEDIC como documento de trabajo, aunque es posible que debas comenzar por lo esencial… explicar la diferencia entre “dato”, tratado en sistemas especializados en el procesamiento de información estructurada, y “documento”, ese endiablado artefacto con un valor desconocido en el momento de su creación cuya importancia varía a lo largo de su ciclo de vida, al tiempo que responde a distintas preguntas a medida que van cambiando los individuos que lo demandan.

No te recomiendo apelar al “principio de procedencia” en estos términos, pero mucho menos ignorarlo en las soluciones que plantees para su tratamiento… y, aunque será difícil explicar la diferencia entre archivo de oficina, archivo intermedio y archivo histórico, procura asegurar a tu empresa una política de expurgo que les permita no prescindir de la información que necesitarán en el futuro, pero sin incurrir en innecesarios gastos de almacenamiento para los documentos que no tiene sentido seguir conservando. Para todo ello hay soluciones informáticas pero por si solas no solucionan el problema, ya que deben parametrizarse bajo criterios de tratamiento que por si solo no provee ningún software (aunque así lo asegure alguno de los consultores que "corteja" a tus jefes).

Foto: Stockfreeimages.

La tecnología es compañera ineludible en tu camino, pero no olvides que lo que aprendiste en la universidad te ayudará a conseguir que los árboles no te impidan ver el bosque, aunque tendrás que afrontar el reto de descubrir cómo y a qué ritmo aplicarlo en tu empresa.

Y, por favor, no pierdas los nervios cuando te veas en la situación de explicar la diferencia entre un archivo y cualquier otro sistema obligado a "bregar" con documentos, ya se trate de entornos de colaboración o de gestores de contenidos para un portal. Es tu función y no la suya distinguir churras y merinas y clasificar a cada oveja en el aprisco correcto. Suerte en el empeño.

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REFERENCIAS DE INTERÉS: