domingo, 25 de octubre de 2015

¿Urgente o importante?: los archivos de empresa


Para llegar a una meta no siempre el camino más acertado es el más recto… aunque, como decía mi padre, si tienes un objetivo, por más vapuleos que sufra tu viaje conviene no desviarse nunca de la meta.

Si estas palabras son sabias en muchas situaciones de la vida, creo sinceramente que son el mejor consejo para los jóvenes universitarios que desembarcan con su título impoluto en el mundo laboral. Momento inenarrable en el que, imbuido por el conocimiento de cómo se deben hacer las cosas, el joven pupilo se topa de bruces con cómo se hacen las cosas en el mundo real. 

Las reacciones son variopintas: hay quien se deja arrastrar por la marea de las costumbres imperantes cambiando de color con la alegría de un lagarto tumbado al sol. Otros heroicos quijotes se resisten al amargo sabor de la resignación emprendiendo cruzadas tan cruentas como estériles. Finalmente, aquellos con cierto instinto de supervivencia emocional, oscilarán con el tiempo entre el “efecto lagarto” y el idealismo “quijotesco” para, conscientes de la situación, decidir cómo aplicar los conocimientos adquiridos en el entorno laboral en el que le ha tocado desenvolverse, teniendo en cuenta los medios a su alcance. 

Ahora bien, si el individuo anterior ha sido alumbrado por una Facultad de Ciencias de la Documentación (biblioteconomía, bibliotecología o similar) y desembarca en una empresa privada tiene ante sí un reto difícil de entender para sus compañeros de estudios o de trabajo (y no digamos para amigos  y familiares, que nunca acabarán de entender en qué consiste exactamente su profesión). La razón de ello es que las probabilidades de que su empresa carezca de lo que él conoce como “política de gestión documental” son harto elevadas, especialmente si la empresa en cuestión es relativamente joven o pertenece a un sector especialmente dinámico. La buena noticia, querido muchacho/a es que si has sido contratado por tu titulación, alguien en algún momento, al menos sospecha que tú tienes algo que aportar a la Organización.

A un clic de las TIC. Foto Merlin 1487
Hace unas semanas estrenaba mi colaboración con “A un clic de las TIC” con un post titulado El archivo de empresa: cinco retos para no reinventar la rueda, en el que seleccionaba 5 principios básicos a implementar a partir de las recomendaciones de María del Valle Palma Villalón, miembro del  equipo encargado de analizar estas cuestiones en el Comité 71 de Tecnología de la Información de AENOR, recogidas en un excelente y extenso artículo cuya referencia te dejo al final de este post. Estos principios solo son los que, según mi propia experiencia, resultan más acuciantes teniendo en cuenta que el paso del tiempo acrecienta el problema cuantitativa y cualitativamente, en un marco regulatorio progresivamente más exigente y donde la información adquiere un valor estratégico de primer orden.

El valor de determinados documentos como
 "evidencias" (records) es uno de los principales
motivos para implementar una política de
 archivo consistente.
Sorprende analizar el gasto en que incurren las empresas en materia de sanciones e incumplimientos regulatorios, fácilmente evitable con una política de archivado correcta. Eso por no hablar del evidente perjuicio en términos de productividad de los empleados (que no siempre tienen fácil recuperar el documento que necesitan en el momento preciso) y eficiencia (gastos en desarrollo y mantenimiento de silos de información y duplicidad de funcionalidades idénticas en distintos aplicativos) que según el tamaño de la empresa podrían justificar por si solos un alto en el camino para solventar de raíz esta problemática, con la implantación de una política consistente basada en plataformas transversales de gestión documental. 

Seguramente nuestro joven archivero, en su recién inaugurada trayectoria profesional se echará las manos a la cabeza ante esta situación, teniendo en cuenta que por lo general en la Administración Pública, estos asuntos están más que controlados, siendo probablemente uno de los pocos aspectos en los que dista su trayectoria años luz respecto a la de la empresa privada.

La razón de este panorama desolador es la necesidad de agilizar la adecuación de procesos y sistemas de la empresa al ritmo frenético del mercado, viéndose obligada a posponer lo importante por lo urgente, teniendo que optar por las soluciones no necesariamente más económicas, pero sí más rápidas. En este contexto plantearse realizar una auditoría previa y exhaustiva de la información generada y demandada por los distintos procesos, es una práctica imprescindible, pero suele convertirse en una quimera que es fácil posponer siempre para más adelante. Además, no nos engañemos, es mucho más difícil desarrollar una plataforma verdaderamente transversal con capacidades parametrizables, que soluciones a medida para cada aplicativo que ofrezcan las capacidades de tratamiento documental estrictamente necesarias para una operativa concreta.

Imagen tomada de: web.mit.edu
¿Qué hacer entonces?: en mi modesta opinión optar por la “excelencia” entendida en términos empresariales, esto es, lo mejor posible con los recursos disponibles… o lo que es lo mismo, hacer lo menos malo dadas las circunstancias. Teniendo en el horizonte cuál sería la situación ideal, es posible establecer metas a corto y medio plazo alcanzables, planeando la progresiva desaparición de nichos de información en proyectos patrocinados por el propio Negocio, en aras de mejorar la atención a los clientes o renovar sistemas y tecnologías. Pero siempre sin perder de vista los conceptos esenciales de la archivística, atendiendo al tratamiento de los distintas colecciones documentales, series y subseries generadas por los distintos procesos y operativas. Es preciso asegurarnos de proveer a los sistemas de las capacidades de tratamiento esenciales para favorecer la automatización de los procesos de captura documental, la elaboración de políticas de retención y la auditoría de las operaciones de creación y consulta de los contenidos, atendiendo a los  requisitos que nos trasladen los departamentos de Jurídico, Calidad y Seguridad.

El reto no es solo la oficina sin papeles.
Hoy en día la gestión documental presenta
 una problemática mucho más compleja.
Foto: Stockfreeimages.
Podrás encontrar una excelente guía en el resumen de la normativa ISO30300, realizado por Carlota Bustelo y publicado por SEDIC como documento de trabajo, aunque es posible que debas comenzar por lo esencial… explicar la diferencia entre “dato”, tratado en sistemas especializados en el procesamiento de información estructurada, y “documento”, ese endiablado artefacto con un valor desconocido en el momento de su creación cuya importancia varía a lo largo de su ciclo de vida, al tiempo que responde a distintas preguntas a medida que van cambiando los individuos que lo demandan.

No te recomiendo apelar al “principio de procedencia” en estos términos, pero mucho menos ignorarlo en las soluciones que plantees para su tratamiento… y, aunque será difícil explicar la diferencia entre archivo de oficina, archivo intermedio y archivo histórico, procura asegurar a tu empresa una política de expurgo que les permita no prescindir de la información que necesitarán en el futuro, pero sin incurrir en innecesarios gastos de almacenamiento para los documentos que no tiene sentido seguir conservando. Para todo ello hay soluciones informáticas pero por si solas no solucionan el problema, ya que deben parametrizarse bajo criterios de tratamiento que por si solo no provee ningún software (aunque así lo asegure alguno de los consultores que "corteja" a tus jefes). 

Foto: Stockfreeimages.
La tecnología es compañera ineludible en tu camino, pero no olvides que lo que aprendiste en la universidad te ayudará a conseguir que los árboles no te impidan ver el bosque, aunque tendrás que afrontar el reto de descubrir cómo y a qué ritmo aplicarlo en tu empresa.

Y, por favor, no pierdas los nervios cuando te veas en la situación de explicar la diferencia entre un archivo y cualquier otro sistema obligado a "bregar" con documentos, ya se trate de entornos de colaboración o de gestores de contenidos para un portal. Es tu función y no la suya distinguir churras y merinas y clasificar a cada oveja en el aprisco correcto. Suerte en el empeño.


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REFERENCIAS DE INTERÉS:


lunes, 12 de octubre de 2015

Mecenas de sueños: plataformas de crowdfunding

Calendario de Adviento
(Alén de Nigures)
Tres mujeres con trayectorias vitales y profesionales bien distintas un buen día deciden abordar juntas un proyecto. Nace Alén de Ningures (mas allá de ninguna parte) definido por sus creadoras como un “proyecto empresarial, personal, social, cultural y artístico con el fin de crear contenidos, espacios y actividades para compartir”. 

Su primer hito: crear un Calendario de Adviento en el que se recopilen cuentos y tradiciones navideñas europeas, cuidadosamente ilustrados y que den ocasión a un juego compartido entre padres e hijos a la espera de las fechas más mágicas del año. 

Con este proyecto me he acercado al mundo del crowdfunding (fenómeno de microfinanciación colectiva) en el que llevaba ya tiempo interesada por el empuje que está dando a muchos autores nóveles a la hora de financiar sus proyectos de autopublicación.

En 2011 este portal cultural, dirigido
por Javier Celaya dedicaba un
interesante artículo a este fenómeno.
El concepto me parece interesante porque escapa de la figura del inversor tradicional y rescata el el papel del mecenas que apuesta de forma más o menos altruista por una idea, sin participación directa en la empresa. Al menos así es como se postulan las múltiples plataformas que han proliferado en nuestro país desde 2010. La iniciativa, como tantas otras en el mundo digital, tampoco es del todo nueva. En realidad, más que el mecenazgo en sentido estricto, se recupera el concepto de red de relaciones por las que un individuo inquieto podía contar con el apoyo económico de la familia y amigos íntimos para arrancar su proyecto. El altruismo que antaño se desarrollaba a través de donaciones o patronazgos se ha amplificado en el ecosistema digital con el impulso de las redes sociales, dando con la combinación perfecta. Los datos hablan por si solos: según la Asociación Española de Crowdfunding (SCF) solo en nuestro país la recaudación obtenida por estas plataformas en 2014 triplicó las cifras del año anterior, pasando de 19 millones de euros en 2013 a nada menos que 62 millones en 2014.

Diario "El Español", publicado únicamente 
en versión digital, se ha acogido a fórmulas
 de financiación basadas en Crowdfunding. 
El objetivo de estas plataformas es recaudar fondos mediante las aportaciones de personas y entidades que apuestan por la idea propuesta. Hay un crowdfunding eminentemente financiero, impulsor de proyectos empresariales como es el caso del diario El Español de Pedro J. Ramírez, con recaudaciones millonarias, mientras que se desarrolla en paralelo un crowdfunding no financiero, orientado por lo general al ámbito de la cultura e iniciativas de índole social.

El primero ha permitido salir a flote a no pocas PYMES y emprendedores que han conseguido materializar su idea con la eclosión de las célebres startups. Son plataformas de inversión que responden a distintos modelos de negocio: en unos casos se ofrece la participación en la propia empresa, en otros se aporta un capital riesgo basado en un riguroso análisis de la viabilidad del proyecto. El volumen de recaudación no es comparable a las cifras manejadas por sus homólogas anglosajonas, pero se están consolidando como una alternativa a tener en cuenta para el colectivo empresarial.

http://www.lanzanos.com/
Pero es el segundo modelo el que resulta más innovador desde la perspectiva del cambio cultural impuesto por la sociedad digital. Desde que en 2010, LÁNZANOS, que presume en su web de ser la primera plataforma de crowdfunding española, comenzara su actividad, han surgido múltiples iniciativas entre las que VERKAMI, patrocinador del proyecto con el que comenzaba este post, merece mención especial.

En este tipo de plataformas el concepto de “inversión” es sustituido por el de “recompensa” y en algunos casos constituye una peculiar fórmula de preventa que permite contar con una cartera de clientes desde el minuto cero del proyecto si este ha logrado recaudar la cantidad propuesta. Si el proyecto no consigue su objetivo no se realiza ningún cargo a las personas que apostaron por él ni al promotor de la idea. 



En Lánzanos el proyecto pasa un filtro previo por el que se incorpora a un espacio denominado “La Caja” donde los internautas tienen ocasión de conocerlo y votar la idea. Solo los más votados podrán optar a financiación. Verkami por el contrario solo requiere dar de alta el proyecto y establecer un objetivo económico a conseguir en un tiempo establecido. En ambos casos las plataformas cobran un porcentaje de comisión a los proyectos que logran financiación y los mecenas obtienen algún tipo de recompensa por su apoyo a la iniciativa. Lánzanos ha recaudado desde 2010 cinco millones de euros, mientras que Verkami se acerca a los quince millones, por lo que según el informe de Private Investments Network que he consultado para esta entrada, se postula como el referente en nuestro país para este tipo de plataformas. Al igual que Mi grano de arena ocupa un lugar destacado dentro de las iniciativas de acción social sin ánimo de lucro con una recaudación, según el informe anterior, de dos millones de euros desde 2009.

Pero ¿qué tipo de ideas tienen cabida en estos portales?. La respuesta es… casi todo. Iniciativas solidarias, dentro de las que ocupan un lugar destacado la organización de eventos deportivos con fines benéficos, proyectos escénicos, música, literatura, educación, incluso encontré la posibilidad de financiar por este medio un viaje de novios.

La SCF define el crowdfunding de forma muy elocuente:

"El crowdfunding es un elemento de concienciación social que permite hacer llegar a un mayor número de personas proyectos de ámbito cultural, social, empresarial y científico. Esto permite educar a las personas en la importancia y la gran labor de estos sectores, muchas veces desconocidos y olvidados".


http://www.verkami.com/
Revisando los datos que muestra en su web Verkami, patrocinador del proyecto con el que iniciaba este post, encontré un elenco de propuestas en las que tenía cierto protagonismo la música con un 31% de los proyectos apadrinados. La realización de películas y eventos varios relacionados con el mundo de la escena ocupa un lugar importante con 30 % de las iniciativas, mientras que el mundo del libro y el comic representa más del 20 % de los sueños expuestos en el panel de esta iniciativa auspiciada desde Mataró por un padre y sus dos hijos.

Más que un modelo de financiación, nos encontramos ante una manifestación de activismo social y cultural con la invitación al apoyo altruista mediante aportaciones cuya cuantía no tiene tanta relevancia como el apoyo que la idea sea capaz de reclutar. Es una oportunidad para cualquier emprendedor o soñador (que cada cual se ubique donde se reconozca). Es un llamamiento a cualquier ciudadano para aunar esfuerzos en pos de un proyecto que en la mayoría de las ocasiones más que una iniciativa empresarial, es un sueño.

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POR SI QUIERES AMPLIAR INFORMACIÓN:

Crowdfunding en el sector cultural

Información básica sobre el crowdfunding
- Las Mejores Plataformas de Crowdfunding en España
- Las seis mejores plataformas de crowdfunding
- El mercado español de la financiación alternativa se triplica en 2014